1. Wie is verantwoordelijk?
Qontrol Energy is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven. Deze verklaring gaat over websitebezoek, contactaanvragen en de opvolging daarvan, waaronder vragen over Qontrol Care.
Qontrol Energy
Wethouder van der Vaartlaan 1
2641 KJ Pijnacker
KvK-nummer: 99498650
E-mail voor vragen en privacyverzoeken: sales@qontrol-energy.nl
2. Welke gegevens verwerken wij?
- Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en de inhoud van uw aanvraag.
- Als u deze verstrekt: telefoonnummer, onderwerp, type bedrijf, aansluitgrootte, bedrijfslocatie en bedrijfswebsite.
- Bij contact per e-mail: uw afzendergegevens, correspondentie en eventuele bijlagen.
- Voor beveiliging van het formulier: een afgeleide, gehashte identificatie op basis van uw IP-adres en tijdstippen van verzendpogingen. De hosting kan daarnaast technische toegangs- en foutgegevens verwerken.
- Uw cookievoorkeur en, afhankelijk van uw keuze en de Google-instellingen, technische bezoekgegevens. Zie onderdeel 8.
Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en bericht zijn verplichte velden in het contactformulier. Zonder deze gegevens kunnen wij het formulier niet verwerken. Telefoonnummer en aanvullende bedrijfsgegevens zijn optioneel. Vermeld geen gevoelige persoonsgegevens die niet nodig zijn voor uw vraag.
Contactformulier en Qontrol Care
Formulieraanvragen worden per e-mail verstuurd naar sales@qontrol-energy.nl en komen bij Hugo en Jelco terecht. Zij beoordelen de aanvraag. Relevante gegevens kunnen daarna handmatig in onze eigen workspace voor klant- en relatiebeheer worden opgenomen. Het formulier maakt niet automatisch een CRM-lead aan.
De mailknoppen op de Qontrol Care-pagina openen uw eigen e-mailprogramma met een voorgesteld onderwerp en bericht. U kunt dit aanpassen voordat u zelf verzendt. Het onderwerp maakt voor ons herkenbaar dat uw vraag via de Qontrol Care-pagina komt.
3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
- Vragen beantwoorden: bij het contactformulier geeft u toestemming om uw gegevens te gebruiken voor een reactie. U kunt die toestemming intrekken door ons te mailen. Intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
- Een offerte of opdracht voorbereiden: wanneer u zelf partij bent bij een mogelijke overeenkomst, verwerken wij de noodzakelijke gegevens om op uw verzoek stappen te zetten vóór die overeenkomst of om deze uit te voeren.
- Zakelijk contact onderhouden: voor contactpersonen van bedrijven baseren wij noodzakelijke opvolging en relatiebeheer op ons gerechtvaardigde belang om zakelijke aanvragen af te handelen.
- Misbruik voorkomen: wij verwerken beperkte technische gegevens vanwege ons gerechtvaardigde belang bij een veilige, werkende website.
- Websitegebruik analyseren: analytische cookies gebruiken wij op basis van uw toestemming. Zie onderdeel 8 voor de werking van Google Tag Manager vóór toestemming.
Een contactaanvraag is geen inschrijving voor een nieuwsbrief. Wij beoordelen aanvragen zelf; de website neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor u.
4. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Aanvragen zonder opdracht bewaren wij maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact. Als er in die periode geen nieuw inhoudelijk contact is, verwijderen wij de persoonsgegevens uit de betreffende aanvraag en opvolging in e-mail en CRM, tenzij een wettelijke verplichting of een concrete juridische claim langere bewaring noodzakelijk maakt. In dat geval bewaren wij alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens.
Wordt u klant, dan bewaren wij de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst en eventuele wettelijke verplichtingen. De termijn van 12 maanden voor losse aanvragen is dus niet automatisch de termijn voor een klantdossier.
De cookievoorkeur wordt 180 dagen bewaard. Voor Analytics-cookies geeft de website een maximale duur van 365 dagen mee. De bewaartermijn van gegevens binnen Google Analytics staat los van deze cookieduur en is afhankelijk van de accountinstellingen.
Technische logs en antispamgegevens dienen voor beveiliging en onderzoek naar storingen of misbruik. De noodzakelijke bewaartijd hangt af van het te onderzoeken incident en de dienstinstellingen. Back-ups volgen de back-up- en verwijdercyclus van de leverancier; verwijdering uit actieve e-mail en CRM verwijdert niet altijd direct ook de back-upkopieën.
5. Wie ontvangt uw gegevens?
Voor onze dienstverlening gebruiken wij de volgende partijen:
- Google Workspace: voor zakelijke e-mail, waaronder aanvragen aan sales@qontrol-energy.nl.
- Google Drive: voor de opslag van documenten en gegevens uit ons eigen CRM.
- TransIP: voor de hosting van onze website en de server waarop ons eigen CRM draait.
- Google Tag Manager en Google Analytics: voor het beheren van meettags en het analyseren van websitegebruik, zoals beschreven in onderdeel 8.
Hugo en Jelco behandelen uw aanvraag. Gegevens kunnen handmatig worden opgenomen in ons eigen CRM. Google en TransIP leveren hierbij de benodigde e-mail-, opslag- en hostingdiensten. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
Verwerking buiten Europa
Bij het gebruik van Google-diensten kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, waaronder in de Verenigde Staten. Google beschrijft hiervoor het gebruik van het EU–US Data Privacy Framework voor doorgiften die daaronder vallen en standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie waar dat nodig is. Dit betekent niet dat alle gegevens uitsluitend binnen Europa worden opgeslagen.
Meer informatie over deze waarborgen vindt u in Googles informatie over internationale doorgifte en de verwerkersvoorwaarden voor Google Workspace. U kunt ons via sales@qontrol-energy.nl om informatie over de waarborgen voor uw gegevens vragen. Zie ook de informatie over verwerking bij TransIP.
6. Uw rechten en contact
U kunt inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens vragen. Onder de voorwaarden van de AVG kunt u ook beperking van verwerking of overdracht van uw gegevens vragen. U kunt vanwege uw persoonlijke situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Waar wij toestemming gebruiken, kunt u die op ieder moment intrekken.
Mail naar sales@qontrol-energy.nl met het onderwerp ‘Privacyverzoek’. Wij reageren binnen één maand na ontvangst. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij laten u dan binnen de eerste maand weten waarom.
We kunnen om beperkte aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van uw identiteitsbewijs. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Beveiliging
Het contactformulier controleert invoer en bevat antispammaatregelen en een beperking van verzendpogingen. Wij beperken de gegevens die wij vragen tot wat nodig is voor uw aanvraag. Geen beveiligingsmaatregel kan alle risico’s uitsluiten.
9. Wijzigingen
Wij werken deze verklaring bij wanneer de website of onze werkwijze verandert. De datum bovenaan toont wanneer deze tekst voor het laatst is aangepast.